وضع خطة العلاقات العامة

هل تريد التأكد من أن مشروعك يحظى بالدعاية والشهرة اللتين تليقان به؟، إذن أنت في حاجة إلى علاقات عامة قوية.

في الشهور الأولى من كل عام يرى عدد كبير من المشروعات والأعمال التجارية أن هذا هو التوقيت المناسب لتقييم العمل ووضع الأهداف والخطط الإستراتيجية. وبالنسبة إلى العلاقات العامة، فهو التوقيت الصحيح لتحديد الأهداف وصياغة الخطط المحددة التي تساعد المشروع على تعظيم نتائج العمل الإعلامي.

ويتعين عليك، عندما تخطط أنشطة العلاقات العامة للعام، كقاعدة عامة، أن تأخذ في حسبانك العام المقبل كاملاً، واضعاً الخطة التفصيلية لمدة ستة أشهر، بينما أنت تتوقع التعديل في الخطة خلال الأشهر الثلاثة الأولى؛ لأن العلاقات العامة، مثل العدد الأكبر من الأنشطة التجارية تتطلب مرونة واعترافاً بأن الأمور من شأنها أن تتغير بمرور الوقت، إلا أن هناك عدة عوامل تحدث فرقاً كبيراً في نجاح الشركة لو أنك أخذتها في الحسبان في هذه المرحلة المبكرة.

التقييم والتخطيط:

في البداية عليك مراجعة أعمالك للعام الماضي فيما يخص نشاط العلاقات العامة، فلو كان مشروعك قد أحرز اهتماماً إعلامياً في العام الماضي، راجع التغطية الناتجة بعين التحليل، وحدد الزوايا والخطوات التي عادت بالنفع وترتب عليها التغطية الإيجابية، وعليك أيضاً تدوين ملاحظاتك عن الصحف التي كتبت عنك وتلك التي لم تكتب، وتأمل الكم الكلي للتغطية الإيجابية أو السلبية أو المحايدة التي تلقيتها، ولو كنت قد اشتركت في خدمة تقييم إعلامي، قم بتقييم نتائج حملتك وإن أمكن قارن ما أحرزته من تقدم بمنافسيك.

وتكمن الخطوة التالية في أن تقوم بدراسة أهداف نشاطك ككل، واستخدام هذه الدراسة كأساس في تطوير رسالتك الإعلامية الرئيسية، وتأكد من أن ما تقوله، يعكس صورة حقيقة لما تحاول إحرازه، فستكون رسالتك هي قوام نشاطك التواصلي على مدى العام.

أخيراً ضع خطة التقدم للأمام، وراجع خطة عملك بعيني الإعلامي، ما الذي يمكن أن يجتذب اهتمام عملائك أو المستثمرين؟

حدد الفرص الإعلامية المحتملة التي من الممكن أن تتاح خلال العام، مثل مناسبة طرح منتجات جديدة في الأسواق والأنشطة التوسعية والعروض الخدمية الجديدة، ثم أعد جدولاً تدرج به هذه الأحداث، ثم حاول، إن أمكنك، تنظيم أحداث إخبارية بارزة، بحيث تؤدي إلى أكبر قدر من التفاعل حولك، فمثلاً إذا كانت شركتك بصدد التعريف بخط جديد لإنتاج ملابس الشاطئ، رتِّب لأن يكون طرح المنتج مع حلول الربيع حتى يتزامن مع الأجواء الدافئة.

ضع نصب عينيك دائماً أن تدوِّن أهدافك وغايتك كتابة حتى تتمكن من الرجوع إليها خلال العام بهدف تقييم نجاحك.

الأدوات والأساليب:

بمجرد أن تضع الخطط اللازمة للعام، يحين وقت دراسة الأنشطة التي تقوم بها لتساعدك في تحقيق أهدافك.

* ضع جدولاً للبيانات الصحفية، تنشر فيها أخبار الأحداث التي تعتزم القيام بها على مدى العام، وقد تحتاج هذه اللائحة منك إلى مراجعة أثناء سير العمل خلال العام، ولكنها توفر لك هيكلاً مبدئياً تلتزم به وتساعدك في مداومة التركيز على إنتاج الأخبار.

* التواصل الإعلامي، في صورة اختيار المراسلين وإعداد المقالات، لم يزل هو جوهر العلاقات العامة, ولم تزل القائمة الإعلامية الصحيحة هي الأساس لأي برنامج علاقات عامة ناجح وفعّال، وقبل الشروع في أي من أنشطة العلاقات العامة امنح نفسك مهلة كافية؛ لأن تبحث بالتدقيق وتكوّن قاعدة بيانات عن مراسلي الصحف الرئيسيين، ويتعين أن تتضمن قائمتك تفاصيل الاتصال بالإعلام وبالصحفيين ذوي الصلة بصناعتك، على أن يتم ترتيب بنودها وفقاً لأهمية كل منهم من حيث الوصول إلى الجمهور الذي تستهدفه.

وعندما تنتهي من إعداد القائمة حدد لائحة البرنامج الزمني الخاص بالاتصال بالإعلام، واتصل بكل من المراسلين على حدة، معرِّفاً إياهم بنفسك، ومرتباَ للقاءات غير رسمية تناقش خلالها رؤيتك لشركتك ولصناعتك.

* جداول التحرير الصحفي، تقدم وسيلة ممتازة لتخطيط الظهور في وسائل الإعلام، وبالبحث فيها تمكِّنك من التعرف على الفرص المتاحة للتعريف بنفسك كمصدر للخبرة أو للمشاركة بالمشورة أو حتى برسم صورة لملامح شركتك، وعندما تنتهي من وضع قائمة أهدافك، اتصل بدور تحرير هذه المطبوعات، بأقصى سرعة ممكنة، فإن العدد الأكبر من المنافذ التحريرية يحدد مواعيد مهلة أخيرة لتسليم المواد السابقة على تواريخ النشر ببضعة أشهر، اعتنِ بتواريخ المهلة الأخيرة عناية فائقة، وإلا تعرضت لضياع الفرصة.

* تعدّ المقالات المساهمة أو "الجانبية"، وسيلة متميزة لإظهارك وتأكيد وصفك كخبير في صناعتك، ابحث في المجلات وفي الصحف وفي مواقع الإنترنت عن تلك المنافذ المتاحة لهذه المقالات، ثم اتصل بالمحرر واقترح عليه موضوعاً، احرص على أن تتأكد من أن هدف المنفذ الإعلامي يتجانس مع أهداف مشروعك، وأن المقال الذي تسهم به يشتمل على رسائلك الأساسية.

* دراسات الحالة، تكون ذات جاذبية خاصة للإعلام؛ لأنها تقدم مثالاً واقعياً ملموساً لفوائد منتجك أو خدمتك، ويتمثل التحدي الأساسي في إجراء دراسات الحالة في أنها تتطلب إسهاماً فاعلاً من جانب العميل، لهذا تحدّث مع عملائك واسألهم عما إذا كان يمكنك التقدم بتقرير إعلامي عن حالات نجاحهم، وبينما يتحدث عملاؤك عن قصص كفاحهم، يتيح ذلك لهم ولك أيضاً فرصة الظهور تحت الأضواء.

* فرص الحديث العام، توفر أيضاً مسلكاً آخر للتقارب مع العملاء المرتقبين، فعند التخطيط لبرنامج أنشطتك في مجال العلاقات العامة, ابحث في المؤتمرات والمعارض التجارية والندوات عبر الإنترنت (Webinars) عن فرص لتُعين نفسك متحدثاً رئيسياً أو عضواً في جلسة حوار، ومن الممكن أن تحصل من مثل هذه التفاعلات على عائد مذهل، خصوصاً عن الأعمال النامية، إلا أن ذلك يتطلب تخطيطاً يقظاً؛ لأن غالبية الفرص المتاحة للتحدث تنتهي عادة في توقيت سابق ببضعة أشهر.

* المدوّنات والإعلام الاجتماعي، وقد اتسعت شعبيتها مؤخراً كأدوات للتواصل؛ لأنها تقدم وسيلة للاشتراك مع الجمهور في مناقشة ممتعة، وعند التفكير في وسائل وتكتيكات العلاقات العامة، لا تنس البحث في المدوّنات المرتبطة بصناعتك لتتعرف على أساليب محرريها وشخصياتهم، والواقع أن وجودك في حيز المدوّنات سيعطي العملاء الإحساس بأن شركتك هي قائدة الصناعة التي تعرضها، وتذكر، أن جميع المواد المنشورة في المدوّنات تكون مفتوحة للجمهور العريض، ويمكنها أن تفتح باباً للحوار يتفاعل معك سواء بالاتفاق أو بالرفض.

فإذا أردت أن تطلق موقع مدونات خاصاً بك، سيكون هناك الكثير من الأدوات المجانية على الإنترنت تمكِّنك من القيام بذلك بسهولة، وحينما تنتهي من التأسيس، تأكد أنك مُسجل على محرك البحث عن المدونات "Technorati".

وتحتوي شبكة الإنترنت أيضاً على عدد من شبكات الإعلام الاجتماعي مثل del.icio.us و Digg وتستخدم هذه الشبكات للتخزين وتبادل المحتويات والمعلومات، مثل متبادل المقالات بين الأعضاء، وبالإضافة إلى ذلك، فإذا ما كان لديك محتوى فيديو تريد أن تشارك به مع جمهور العملاء، ينبغي عليك أن تكون متآلفاً مع المواقع التي تعرض مقاطع الفيديو مثل YouTube & Metacafe .

* وضع الخطة اللازمة لمواجهة الأزمات والطوارئ، والتي تمثل جزءاً أساسياً من خطة العلاقات العامة لمشروعك، حيث يتعين أن تشمل جميع السيناريوهات السلبيات المحتملة، وجميع الحلول الخاصة بها، وتأكد من أن الأعضاء الآخرين بمشروعك على دراية بالإجراءات التي يتعين اتباعها في الأزمات، ولذا ينبغي عليك إجراء تجربة عملية بهدف الكشف عن أي اختلافات أو ثغرات تمهيداً لعلاجها.

* وضع خطتك الإستراتيجية للعلاقات العامة مبكراً، سوف يساعدك في إيجاد أفكار وفرص جديدة لأن تبرز أنت ويتألق مشروعك، فضلاً أنه سيوفر لك أيضاً راحة البال عند متابعة أعمالك اليومية، وبينما خطط العلاقات العامة تكون عرضة للتغيير الدائم، إلا أن التخطيط المبدئي يساعد في الالتزام بالأهداف العامة والحفاظ على تركيزك.

المصدر 

http://ep-mena.com/Planningforyourbusiness/desplay.php?t=2