التخطيط الخطوة الثانية في عملية العلاقات العامة

يعتبر التخطيط الخطوة الثانية في عملية العلاقات العامة ويعرف " بأنه النشاط العقلي الإداري الذي يوجه لاختيار أمثل استخدام ممكن لمجموعة الطاقات المتاحة لتحقيق أغراض معينة في فترة زمنية محددة .

وهناك تعريف إجرائي للتخطيط يقول أنه " عبارة عن مجموعة من المراحل والخطوات التي تتخذها الإدارة  لمواجهة ظروف المؤسسة خلال فترة زمنية مستقبلية ، حيث يبدأ التخطيط بالتفكير ومحاولة التنبؤ بما يمكن أن تكون عليه ظروف المؤسسة مع الأخذ في الاعتبار المتغيرات والظواهر التي يمكن أن تلعب دوراً أساسياً في التحكم في صورة المؤسسة أو الإدارة مستقبلاً ودراسة كل الإمكانات والمواد المتاحة لتأتي بعد ذلك مرحلة تحديد الأهداف ورسم السياسات التي يجب إتباعها في الفترة الزمنية المقبلة.

ويعد التخطيط أسلوباً علمياً يهدف إلى تحقيق تغيرات مقصودة عن طريق تعبئة جميع الموارد ، والطاقات المادية ، البشرية والتنظيمية لتحقيق أهداف مرغوب فيها بأقل تكلفة وأسرع وقت ، ويقوم التخطيط السليم في العلاقات العامة على دراسة بناء المؤسسة وأهدافها الوظيفية والسياسية التي تنتجها ولتحقيق ذلك ، يوجب خبراء العلاقات العامة ، لابد من دراسة الجماهير المتعاملة مع المؤسسة والتعرف إلى الخصائص النوعية لتلك الجماهير، ومن ثم " فإن دراسة الجمهور والتعرف إلى القيم ، والأهداف المشتركة التي يتقاسمونها خاصة على المستوى الداخلي ، وكذلك باتجاهاتهم نحو المؤسسة سواء كانت مؤيدة أم معارضة ، أما بالنسبة للجمهور الخارجي فإن إجراءات البحوث والقياسات يعد مطلباً ضرورياً لنجاح الخطط والبرامج".

ومن أهم مزايا التخطيط للعلاقات العامة ما يلي:-

أ‌- تخطيط نشاط العلاقات العامة يؤدي إلى تبني برنامج متكامل مع إستراتيجية المنظمة ومرتبطة بأهدافها، مما يؤكد قدرة إدارة العلاقات العامة على المساهمة الإيجابية في أداء المنظمة ويؤدي من جهة أخرى إلى كسب تأييد إدارة المنظمة وثقتها في وظيفة العلاقات العامة.

ب‌- التحديد الدقيق للموارد المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الخطة وحسن استخدامها وتوجيهها.

ج- يؤدي تخطيط أنشطة العلاقات العامة إلى إمكانية التنبؤ بالمشكلات والمتغيرات البيئية التي يتوقع حدوثها ، ومن ثم تخطيطها وتقليل أو تحجيم أثرها إلى أدنى حد ممكن.

د- يبرز التخطيط أهداف العلاقات العامة بوضوح مما يساعد موظفي الإدارة على تفهمها ويسعون إلى تحقيقها، وتنفيذها عن قناعة، وفي التوقيت الزمني المحدد لها.

هـ- يسهل التخطيط مهمة مدير العلاقات العامة في اتخاذ القرارات والتوجيه والرقابة والتقويم.

و- تفعيل عملية الاتصال الداخلي حيث تنساب المعلومات عن الأهداف والأنشطة والوسائل من خلال كافة قنوات الاتصال، وفي كل الاتجاهات بين القيادات والمرؤوسين في إدارة العلاقات العامة وبين الإدارات الأخرى في المنظمة.

ز- تأكيد ثقة الجمهور بالمنظمة من خلال الاتصال الخارجي حيث تعد خطة العلاقات بمثابة وعد للجمهور بالتزام إدارة العلاقات العامة بكسب رضاه ومراعاة وجهة نظره.

* أنواع التخطيط في العلاقات العامة:

يوجد نوعين رئيسيين للتخطيط في مجال العلاقات العامة وهي التخطيط الوقائي ، والتخطيط العلاجي ، ويرى " ويد ينج " أن التخطيط الوقائي هو التخطيط الذي يبنى على دراسات مستفيضة وبحوث رشيدة ويستهدف غايات بعيدة تدور في محيط إقامة علاقات ودية بين المؤسسة وجماهيرها ، والتخطيط الوقائي

قد يكون طويل أو قصير المدى وهو بمثابة الإستراتيجية ، و التكنيك الذي تعتمد عليه المؤسسة في هذا النوع من التخطيط ، أما التخطيط العلاجي ، يهدف إلى مواجهة الأزمات والمواقف المفاجئة.وعلى مستوى الممارسة تتجه بعض المؤسسات إلى الأخذ بنمط التخطيط الوقائي ، وخاصة التي تعترف بالتخطيط كوظيفة أساسية في وظائف العلاقات العامة وتحدد الإدارة الإطار العام لسياساتها وأهدافها العريضة في الخطة طويلة المدى والتي قد تمتد إلى خمس سنوات وتنعكس تلك السياسات على الخطة المتوسطة الأجل والتي تمتد إلى سنة.

وعلى الرغم من أهمية التخطيط الطويل المدى إلا أن بعض المؤسسات الحكومية في العالم العربي والتي توجد في اغلبها إدارات للعلاقات العامة لا تهتم بهذا النوع من التخطيط مما يؤثر على صلاحية الخطة بأكملها ويدخلها في التضارب والتناقض.

وقد كشفت دراسة للمؤسسات والوزارات الحكومية في الأردن، أنها تعتمد فقط وبشكل كبير على خطط متوسطة الأجل، حيث وصل نسبة الإدارات التي تقوم بوضع خطة لممارسة نشاطها 68.6% وان ما نسبته 31% من الإدارات لا يقوم بوضع خطة لنشاطاتها، وأن الخطط متوسطة الجل وصلت نسبتها 54.3% أو التخطيط طويل الأجل فلا تتبعه أي أدارة من إدارات العلاقات العامة بالأجهزة الحكومية التي طبقت عليها الدراسة ، وهذا يعكس النظرة السلبية وسوء الفهم الذي تشهده العلاقات العامة في الوطن العربي.

المصدر 

http://al-aqsa.ahlamontada.com/t41239-topic