- حلل موضوع وحدد هدفك ، ثم جهز الطعم الذى تقبل علية السمكة .
- بادر بالاتصال بالمحرر الذى تعتقد ان الموضوع يهمة .
- ركز في الصياغة علي مقدمة الخطاب لأن القارئ يحكم علي الخطاب من عنوانة .
- التزم بالمختصر المفيد وابتعد عن العبارات الانشائية.
- إنه الخطاب بشكر المحرر وبالدعوة الي توطيد العلاقات.
خطابات التنوية
ما هي خطابات التنوية ؟ وما الفائدة منها ؟ وقواعد كتابتها ؟
أولا : نعلم جيدا ان الصحفيون دائما مشغولون ، ولا يفضلون تلقي كثير من الاتصالالت
التليفونية ويحبذون الخطابات حتي يقراءوها في الوقت الذى يناسبهم وهنا يكون من الضرورى
ارسال خطاب تنوية برفقة الرسائل الاخبارية ويطلق عليها مسمي اخر وهو “خطاب التغطية
” وقد يكون متضمن دعوة لحضور مناسبة معينة .
ثانيا : تساعد خطابات التنوية او التغطية -كما يطلق عليها في علم العلاقات العامة
– في جذب انتباة المحرر وارغامة علي قراءة الرسالة الاخبارية خاصة إذا كنا بصدد او
تعامل ولم يسبق التعامل من قبل
ثالثا : يجب ان تبتعد في الخطاب عن اللهجة الشخصية ، احرص ايضا ان يكون الخطاب
دقيق وموجز وخاليا من الاخطاء تماما ، فضلا عن رشاقة الاسلوب وجاذبية اللغة
هناك خمس مبادئ عليك الالتزام بها عند كتابة الخطاب
- حدد الهدف من الخطاب أو (اطلاق الرصاصة ) كما يقال عنها في العلاقات العامة بطريقة تجعل رفضه صعبا
- استعلم عن المحرر اولا واعرف اسمة وبعض المعلومات عنه.
- ركز رسالتك في مقدمة الخطاب ولا تنسي ذكر اسمك ووظيفتك ومكان عملك واطرح المشكلة وتركة يبحث عن الحل في بقية الخطاب .
- ابتعد عن صيغ المبالغة وافعل التفضيل.
- انهاء الخطاب بالشكر ومحاولة توطيد العلاقة
المصدر:
مدونة تنفس علاقات العامة
http://mohamedemam.wordpress.com/
