محترفو العلاقات العامة مدربون جيداً على التواصل
لكن أعتقد أن اتصالاً هاماً من أحد الصحفيين قد يصيبهم بالارتباك, من دون الإشارة إلى
أن من في وسائل الإعلام لا يتبعون مواعيدنا المحدد. قد يتصل الصحفيون هاتفياً أو عبر
البريد الالكتروني في وقت لا تتوقعه أنت. و بنفس الوقت تكون أنت بحاجة للمعلومات
.. ويبدو أن أهم الاتصالات تأتي عندما تكون غارقاً بالعمل بشكل كبير.
غارقاً بالعمل أم لا, عندما تجيب على المكالمة
تذكر أن كل جزء من الاتصال مع الصحفي تشكل فرصة . إذا كنت تريد النجاح لا تجعل التوتر
يظهر و يطغى على حديثك.
طرحنا سابقاً ما لا يجب على محترف العلاقات العامة
قوله للصحفيين و الآن ما يجب على محترف العلاقات العامة قوله للصحافة:
1.
"سأبدأ على الفور" :
المواعيد الدقيقة و التي تعتبر الأهم في مجال العلاقات العامة. بالنسبة للصحفي هي بمثابة انتهاء النهار بسرعة حيث أن الصحفيين يعملون بسرعة و فاعلية ويجب عليك العمل بنفس هذه الوتيرة إذا كنت ترغب في بناء علاقة عمل طيبة و إيجابية معهم. إذا كان هناك مجال لتأجيل عمل ما دعه و أستجب لطلب الصحفي على الفور, لا تؤجل أمراً عاجلاً حتى يوم الغد حتى و لو صادفك في وقت متأخر من يومك. إذا لم تجب طلبهم بسرعة قد يستطيع شخص آخر الإجابة , لن تسمع أبداً صحفياً يقول أن رجل علاقات عامة كان متعاوناً و لبى طلبه بسرعة. لذلك تذكر مواعيد الصفيين النهائية و رتب مواعيدك على أساسها (يفضل أن تكون قبل مواعيدهم بـ90دقيقة).
المواعيد الدقيقة و التي تعتبر الأهم في مجال العلاقات العامة. بالنسبة للصحفي هي بمثابة انتهاء النهار بسرعة حيث أن الصحفيين يعملون بسرعة و فاعلية ويجب عليك العمل بنفس هذه الوتيرة إذا كنت ترغب في بناء علاقة عمل طيبة و إيجابية معهم. إذا كان هناك مجال لتأجيل عمل ما دعه و أستجب لطلب الصحفي على الفور, لا تؤجل أمراً عاجلاً حتى يوم الغد حتى و لو صادفك في وقت متأخر من يومك. إذا لم تجب طلبهم بسرعة قد يستطيع شخص آخر الإجابة , لن تسمع أبداً صحفياً يقول أن رجل علاقات عامة كان متعاوناً و لبى طلبه بسرعة. لذلك تذكر مواعيد الصفيين النهائية و رتب مواعيدك على أساسها (يفضل أن تكون قبل مواعيدهم بـ90دقيقة).
2.
" الإخبار عن كل تطور و تقدم " :
إذا كان تلبية طلب الصحفي يستغرق وقتاً أطول أخبره ولو برسالة الكترونية تجعله يشعر بالطمأنينة أن طلبه من الأولويات و العمل جار على تلبيته، و أنه سيحصل على جواب قريباً. لا تجعلهم يبدؤون بالافتراض بأنك فشلت في تلبية ما يريدون بسبب قلة تواصلك معهم و تجعلهم ينتقلون إلى شخص آخر.
إذا كان تلبية طلب الصحفي يستغرق وقتاً أطول أخبره ولو برسالة الكترونية تجعله يشعر بالطمأنينة أن طلبه من الأولويات و العمل جار على تلبيته، و أنه سيحصل على جواب قريباً. لا تجعلهم يبدؤون بالافتراض بأنك فشلت في تلبية ما يريدون بسبب قلة تواصلك معهم و تجعلهم ينتقلون إلى شخص آخر.
3.
" أستطيع رسم التصورات" :
هذه خطوة حاسمة وخصوصاً عند العمل مع المراسلين التلفزيونيين إذا كانت الإمكانيات تسمح بوجود شخص حقيقي يروي القصة الحقيقية فعندئذ سيكون قد أصبح الموضوع الإعلامي أسهل بكثير. لا تهمل متطلبات الوسائل الإعلامية و في ظل التغير الملحوظ في توجهات الإعلام بشكل عام فإن مختلف وسائل الإعلام تطالب صحفييها بمواد إعلامية يومياً من أجل المحافظة على القدرة التنافسية. العمل بسرعة بعد مكالمة هاتفية عاجلة من صحفي تستطيع تحقيق قيمة كبيرة لممارسي العلاقات العامة ولكن حصول المراسل على المعلومات التي يحتاجها في الوقت المناسب ليس دائما كافي لترسيخ علاقة عمل إيجابية. وبعد أن تكون قد تعاونت بشكل جيد معهم إليك العبارة الأفضل التي ستحافظ على العلاقة قوية :
هذه خطوة حاسمة وخصوصاً عند العمل مع المراسلين التلفزيونيين إذا كانت الإمكانيات تسمح بوجود شخص حقيقي يروي القصة الحقيقية فعندئذ سيكون قد أصبح الموضوع الإعلامي أسهل بكثير. لا تهمل متطلبات الوسائل الإعلامية و في ظل التغير الملحوظ في توجهات الإعلام بشكل عام فإن مختلف وسائل الإعلام تطالب صحفييها بمواد إعلامية يومياً من أجل المحافظة على القدرة التنافسية. العمل بسرعة بعد مكالمة هاتفية عاجلة من صحفي تستطيع تحقيق قيمة كبيرة لممارسي العلاقات العامة ولكن حصول المراسل على المعلومات التي يحتاجها في الوقت المناسب ليس دائما كافي لترسيخ علاقة عمل إيجابية. وبعد أن تكون قد تعاونت بشكل جيد معهم إليك العبارة الأفضل التي ستحافظ على العلاقة قوية :
4.
" أحببت التغطية التي قمت بها لـ ............. "
مواكبة عمل صحفي ما يعتبر مهماً للحفاظ على علاقة إيجابية. اجعلهم يعرفون أنك تقدر عملهم من خلال مشاهدة / قراءة القصص التي ينشرونها، ووجه تعليقات إيجابية حول تقاريرهم النهائية . معظم الصحفيين يتلقون تعليقات سلبية من القراء.وامنحهم تقديراً خاص قد يساعدك على بدء محادثة إيجابية غير عاجلة و واضحة. وبالإضافة إلى ذلك، استخدم دائماً حسن الخلق. الانشغال لا يمنع أن تكون مهذباً.
مواكبة عمل صحفي ما يعتبر مهماً للحفاظ على علاقة إيجابية. اجعلهم يعرفون أنك تقدر عملهم من خلال مشاهدة / قراءة القصص التي ينشرونها، ووجه تعليقات إيجابية حول تقاريرهم النهائية . معظم الصحفيين يتلقون تعليقات سلبية من القراء.وامنحهم تقديراً خاص قد يساعدك على بدء محادثة إيجابية غير عاجلة و واضحة. وبالإضافة إلى ذلك، استخدم دائماً حسن الخلق. الانشغال لا يمنع أن تكون مهذباً.
إذا كنت تستخدم هذه النصيحة في العلاقات اليومية
مع الصحفيين، فإن مناخ غرفة الأخبار ستصبح أقل تهديداً لمؤسستك. أنت ستفوز دائماً إذا
وثق الإعلاميون بأنك "تتمتع بالفراسة" و بأنهم يستطيعون الاعتماد عليك للحصول
على قصص دقيقة و صحيحة و في الوقت المناسب.
المصدر: هنا
