موقف مسؤول العلاقات العامة من إدارة الأفراد

بالطبع ليس هناك تعارض بين وظيفة العلاقات العامة وإدارة الأفراد، بل أن التعاون هو أساس علاقتهما ببعض، فبينما تقوم إدارة الأفراد بوضع وتنفيذ السياسات المتعلقة بشؤون العمال كالدخول معهم في مساومات مشتركة أو وضع برامج ترفيهية لهم، أو برامج تدريب وغيرها، يقع على عاتق العلاقات العامة عبء تحسين العلاقة بين الإدارة والعمال وذلك بإعلامهم بمقدار الجهود التي تبذلها الإدارة لهم عن طريق:

1-إعلامهم بمدى النجاح الذي تحققه المؤسسة في أعمالها.

2-محاولة دراسة تأثير السياسات العمالية التي تقترحها وتنفذها إدارة الأفراد على الموظفين والعمال، وذلك عن طريق ملاحظة سلوكهم مع بعضهم البعض ومع العملاء والمستهلكين ومع الجماهير الأخرى وأفراد المجتمع.

3-خلق روح الرضى بين الموظفين والعمال على الجهود التي تبذلها إدارة الأفراد والوظائف التي تباشرها والسياسات والقرارات التي تتخذها.

4-إيجاد مسالك للمعلومات والحقائق من الإدارة إلى العمال وبالعكس.ومن ثم يجب على مسؤول العلاقات العامة أن يشجع الأفراد على الإدلاء بوجهات نظرهم ويشجع الإدارة على الاستماع إليها، وذلك عن طريق القيام بدراسات، والإشراف على أبحاث لاستطلاع رأي الأفراد في العوامل التي يرغبون فيها وتلك التي لا يرغبونها، وما يرفع من معنوياتهم وما يضعفها، ورأيهم في نظم الأجور المستخدمة وشروط العمل بصفة عامة، وبمعنى آخر يجب أن يهيئ مسؤول العلاقات العامة الفرصة للعاملين في المؤسسة لاستماع أصوالهم إلى الإدارة.

-وسائل الاتصال باالجمهور الداخلي…توجد طريق عديدة يمكن لمسؤول العلاقات العامة استخدامها للاتصال بأفراد الجمهور الداخلي ومعرفة شعوره عن طريق مقابلتهم بأنديتهم أو بنقاباتهم أو بإنشاء جمعيات للرحلات والحفلات وغيرها، وطبيعي أن لكل وسيلة من هذه الوسائل مزايا وعيوب، وعلى مسؤول العلاقات العامة اختيار أفضلها حسب ظروف الشركة وإمكانياتها المالية، وهناك عدة من الوسائل الأخرى نذكر منها ما يلي:-1- نظام الباب المفتوح…أي إتاحة الفرصة لمقابلة المسؤولين والإدلاء بآرائهم، وعادة ما يخصص المسؤول جزءاً من وقته لمقابلة الراغبين من الأفراد في مقابلته.2- نظام الاقتراحات…أي إنشاء نظام لقبول اقتراحات الموظفين والعمال بشأن شروط العمل وسياسات العمل والإنتاج وغيرها.

3- نظام المرشدين…أي إنشاء مكتب معين يعين به خبراء لإرشاد الأفراد إلى كيفية حل مشاكلهم، ومن ثم معرفة الكثير عن حياتهم ورغباتهم وآمالهم وما هي الأمور التي يشكون منها ويرغبون التخلص منها واستبعادها، ولا شك أن نجاح مثل هذه الطريقة يتوقف إلى حد كبير على درجة الخبرة والمهارة التي يتمتع بها المرشد.4- نظام مشاركة العمال في الإدارة، وهي طريقة لمعرفة رغبات الأفراد ووجهة نظرهم ومشاركتهم للإدارة في وضع السياسات والقرارات المختلفة المتعلقة بالعلاقات الصناعية وإدارة الأفراد.5- تقارير الرؤساء والمشرفين…إن الاتصال المباشر بين الرؤساء والمشرفين وبين العمال يتيح لهم فرص عديدة لمناقشة الأفراد في كافة المواضيع المتعلقة بالعمل نفسه أو المتعلقة بحياتهم الخاصة، ومن ثم يستطيع الرؤساء والمشرفين دراسة رغباتهم وآمالهم وإبلاغها بدورهم إلى الإدارة العليا بالمؤسسة، وتعتبر طبقة رؤساء العمال حلقة الاتصال بين إدارة المؤسسة والموظفين والعمال.

أنواع الجمهور الداخلي

يشمل الجمهور الداخلي في المؤسسات الجماهير التالية:

1المؤسسون…وهم أصحاب فكرة إنشاء المؤسسة، وهم الذين يتحملون المخاطر التي قد تواجه عملية التأسيس. وتقع عليهم المسؤولية الأولى والأساسية في عملية بناء المؤسسة، ويبذلون جهوداً كبيرة لتعريف الجمهور الخارجي بالمؤسسة والأهداف التي أنشئت من أجلها، وهنا تتحمل إدارة العلاقات العامة مسؤوليته الاتصال بالمؤسسين بصفة دورية لتعريفهم بالتقدم الذي أحرزته المؤسسة أو بالمشاكل التي تواجهها، والحصول على اقتراحاتهم وتوجيهاتهم وتوصيلها لإدارة المؤسسة في الوقت المناسب للاستفادة منها.

2- المساهمون…تزداد أهمية إدارة العلاقات العامة وأنشطتها بازدياد حجم المؤسسة التي تعمل فيها، وبازدياد أعداد المساهمين، والمساهمون هم أصحاب المؤسسة والمالكون لها، وهم الذين يقومون بانتخاب أعضاء مجلس الإدارة الذي يتولى إدارة المؤسسة ومتابعة أعمالها، كما أنهم هم المضاربون بأسهمها، وتعتمد قوة المؤسسة وسمعتها على هذه المضاربة ونتائجها واتجاهاتها إلى حد كبير، لذلك يتوجب على إدارة المؤسسة من خلال العلاقات العامة فيها أن تعمل على تدعيم سمعة المؤسسة ومركزها المالي حتى تضمن بقاء قوتها في سوق المضاربة، كما تضمن بذلك احترام جمهور المساهمين لها، وثقتهم بها، وهذا يتطلب تزويد المساهمين بالمعلومات بشتى الوسائل الإعلامية التي تعرفهم بمؤسستهم، وأهدافها وسياساتها واتجاهات تطورها، فمن حق المساهم على مؤسسته أن تزوده بكل ما يتعلق بحياتها وأنشطتها، حيث يؤدي مثل هذا الوضع إلى دعم المساهمين المستمر للمؤسسة وإدارتها مما يساعد على استقرارها ويمكنها من القيام بأعمالها على أكمل وجه.

3- العاملون…تتأثر سلوكيات الإنسان بمشاعره وأحاسيسه لذا لا يُتوقع قيام الموظف أو العامل بواجباته حسبما هو مطلوب ومحدد له للارتقاء بالمؤسسة التي يعمل فيها، ما لم يتم إشباع حاجاته الأساسية، والتعامل مع رغباته واحترامها، وأن يكون راضياً عن مركزه في المؤسسة، وأن تكون علاقاته مع رؤسائه وزملائه ووسائل العمل التي يتعامل معها علاقات متوازنة وراضية.

ويُعتبر العاملون خير من يمثل المؤسسة في المجتمع الخارجي، حيث يميل الجمهور إلى تصديق كل ما يقوله العاملون بخصوص المؤسسة التي يعملون بها، لذا يتوجب على المؤسسة وإدارة العلاقات العامة بالذات أن تدرك أهمية هذا الأمر، وأن تعمل على إيجاد علاقات طيبة بينها وبين العاملين، وتحفزهم لإعطاء صورة إيجابية ومشرقة عن المؤسسة وأنشطتها وطموحاتها، ومن أهم ما يمكن ان تقدمه إدارة العلاقات العامة خدمة لهذا الغرض، وضع برامج التوجيه الداخلية التي تضمن تعبئة العاملين لخدمة سمعة مؤسستهم، وكذلك تقديم النصح إلى إدارة الأفراد عند وضع سياسات العاملين، بحيث تراعي هذه السياسات ما يضمن الروح المعنوية للعاملين ويضمن تعزيز انتماءاتهم للمؤسسة وتمكينهم من التعريف بها والدفاع عنها، والدعاية لها.

المصدر:
http://www.uqu1.com/forum/t3409-2.html