من المعروف أن المشتغل
في مجال العلاقات العامة يعد أهم عناصر عملية التواصل بين المؤسسة و جمهورها وهو كذلك
المطالب بحل اي أزمة قد تطرأ لمؤسسته من الناحية الإعلامية، و كذلك المهني المسؤول
عن العمل كسفير لمؤسسته و واجتها المشرقة.
إنها أعمال و مسؤوليات
مهمه تتجاوز المطبق للأسف في كثير من المؤسسات و الجهات المحلية، إلا أن نقاش هذا الأمر
سيكون في مقال قادم، أما اليوم فسأعرج على موضوع أكثر بساطة يأتي في ظل طبيعة عمل هذا
المهني المضغوط على أعصابه، و المتمثل بالأعمال الرئيسة التي يجب أن يقوم بها مع صباح
كل يوم و بعد دخوله لمكتبه مباشرة.
إنها أعمال روتينية
و لكنها تحمل ما تحمله من الأهمية في كونها قد تكون الإجراء الذي يفصل مابين إستمرار
العمل في يوم عادي دون مشاكل و بين يوم قد يكون كابوسا لا مفر منه.
يجب أن تكون الأعمال
التي يقوم بها المشتغل في العلاقات العامة في بداية يومه على النحو التالي:-
1-قراءة البريد الإلكتروني
و التأكد من الرد على الرسائل الوارد خصوصا تلك التي ترد من الصحفيين أو وسائل الإعلام.
2-قراءة الصحف و
البحث عن الأخبار التي تعنى بمجال نشاط المؤسسة التي يعمل بها، و التأكد من أيصال أي
خبر مهم لمتخذي القرار التنفيذي مع توضيح إسم الصحيفة و موقع النشر.
3-التواصل مع إدارات
المؤسسة التي لها نشاطات جماهيرية و التأكد من عدم حدوث اي مشاكل أو أعطال لخدماتها
بعد إنقضاء وقت عمل يوم أمس، و ذلك بهدف التخطيط لأي أزمة قد تحدث في الساعات القادمة.
4- مراجعة جدول الإنتاج
الخاص بالموظف ذاته و العمل على إنجاز أي أعمال مخطط لها خلال اليوم، و تأكيد موعد
الإجتماعات التي تم تحديدها سابقا مع التأكد من أن جميع المواد المطلوبة تم توفيرها
و تجهيزها.
5- بعد ذلك يمكن
للموظف أن يبدأ بمتابعة باقي أعمال يومه بالشكل الإعتيادي مع أهمية أن يعتمد بشكل أساسي
على برامج مناسبة لجدولة الأعمال و المواعيد و أن لا يعتمد فقط على ذاكرته، كما ينصح
بأن يتم متابعة جميع الأعمال المحددة مع أطراف أخرى عبر البريد الإلكتروني بهدف التوثيق
مع مراعاة أن التواصل الشفهي أمر مطلوب في الظروف التي تتطلب السرعة و الإنجاز الفوري.
المصدر:
http://yassermedia.com/5-%D8%AE%D8%B7%D9%88%D8%A7%D8%AA-%D9%84%D8%A8%D8%AF%D8%A7%D9%8A%D8%A9-%D9%8A%D9%88%D9%85-%D8%B9%D9%85%D9%84-%D9%85%D9%86%D8%B8%D9%85/
